Πώς να διαχειριστείτε το χρόνο να είστε πιο αποτελεσματικοί στην εργασία

Ειρωνικά, η διαχείριση του χρόνου είναι ένα πρόβλημα που όλοι αντιμετωπίζουμε, αλλά δεν έχουμε χρόνο να το αντιμετωπίσουμε. Ωστόσο, ξοδεύοντας λίγο χρόνο για να αναλύσουμε πώς "ξοδεύουμε" τον χρόνο μας και να σκεφτόμαστε πώς να είμαστε πιο αποτελεσματικοί είναι κάτι που αξίζει να κάνουμε. Είναι δυνατή η διαχείριση του χρόνου ώστε να είμαστε πιο αποτελεσματικοί στην εργασία, αλλά είναι ένα πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπίσουμε.

Μετά από όλα, ο χρόνος περνάει. Και όσο περνά ο καιρός χωρίς να αντιμετωπίσουμε το πρόβλημα, όσο περισσότερο χρόνο θα χάσουμε, τόσο περισσότερη ενέργεια θα σπαταλάμε και οι περισσότερες ευκαιρίες που θα αφήσουμε να πάμε. Γι 'αυτό είναι απαραίτητο να αναλύσουμε τον τρόπο διαχείρισης της ώρας για την υλοποίηση των αναγκαίων αλλαγών. 

21 συμβουλές για να διαχειριστείτε το χρόνο και να είστε πιο αποτελεσματικοί

Η διαχείριση του χρόνου είναι ένα περίπλοκο ζήτημα που κυμαίνεται από την αύξηση της παραγωγικότητας έως την εξισορρόπηση της επαγγελματικής και οικογενειακής ζωής, την αποφυγή της εξουθένωσης, τη δημιουργία καλών συνηθειών ή τη θέσπιση μακροπρόθεσμων στόχων, μεταξύ άλλων θεμάτων. Ο σχεδιασμός και η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων αποτελούν τις βάσεις για τον έλεγχο του χρόνου και της ζωής μας, ανεξάρτητα από την κατοχή μας. Ο συντάκτης Jory MacKay προτείνει 21 στρατηγικές για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

Καταλάβετε πού πηγαίνει ο χρόνος σας

Η διαχείριση του χρόνου δεν έχει ως αποτέλεσμα την εξουδετέρωση του φόβου της απώλειας χρόνου. Πρόκειται για την κατανόηση των ισχυρών πλεονεκτημάτων της χρήσης του χρόνου μας με σύνεση, εξηγεί ο MacKay. Εξ ου και οι πρώτες συμβουλές και στρατηγικές:

1. Κατανόηση του γιατί η διαχείριση του χρόνου είναι σημαντική. Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι να καταπνίξει τον φόβο της σπατάλης του χρόνου. Πρόκειται για την κατανόηση των ισχυρών οφελών της χρήσης του χρόνου μας με σύνεση.

2. Να είστε ρεαλιστικοί σχετικά με το πόση εργασία μπορείτε πραγματικά να κάνετε σε μια μέρα. Μπορούμε να σκεφτούμε τον χρόνο ως πόρο που απλά χρειαζόμαστε περισσότερο, αλλά περισσότερος χρόνος δεν σημαίνει περισσότερο παραγωγικό χρόνο. Η απλούστερη μορφή διαχείρισης χρόνου είναι να προγραμματίσετε πότε και πού θα εργαστείτε.

3. Ανακαλύψτε πού σπαταλάτε χρόνο. Όσο περισσότερο καταλαβαίνετε πώς περνάτε την ημέρα σας, τόσο πιο αποτελεσματικές θα είναι οι προσπάθειες διαχείρισης του χρόνου σας.

4. Καθορίστε καθημερινούς στόχους και ειδοποιήσεις για το πώς ξοδεύετε χρόνο. Μόλις έχετε μια επισκόπηση του τρόπου που ξοδεύετε το χρόνο σας, μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε αλλαγές καθημερινά.

5. Δημιουργήστε μια πρωινή ρουτίνα που σας παρακινεί. Μια καλή ρουτίνα το πρωί μπορεί να σας προετοιμάσει για μια παραγωγική και ουσιαστική μέρα εργασίας, καθώς σας δίνει την ευκαιρία να ξεκινήσετε με μια θετική ώθηση που θα επωφεληθείτε κατά τη διάρκεια της υπόλοιπης ημέρας.

6. Απόρριψη της πολλαπλής εκτέλεσης. Μελέτες έχουν δείξει ότι είναι αδύνατο για τους ανθρώπους να επικεντρωθούν σε περισσότερα από ένα καθήκοντα κάθε φορά. Όταν βρεθείτε να χάσετε την εστίαση, σταματήστε και γράψτε τι σκέφτεστε πριν επιστρέψετε στο έργο.

Προτεραιότητα σε σημαντική εργασία και ανάθεση των υπόλοιπων

Μόλις μάθουμε πού πηγαίνει ο χρόνος μας, πρέπει να αποφασίσουμε τι θα έπρεπε (και δεν θα έπρεπε) να αφιερώσουμε στο χρόνο μας, εξηγεί ο MacKay. Για αυτό:

7. Ξεχωρίστε το επείγον από σημαντικές εργασίες. Ξεχωρίζοντας τι είναι επείγον από αυτό που δεν είναι και τι είναι σημαντικό ή τι όχι, σας βοηθά να δώσετε προτεραιότητα στον χρόνο σας και να σχεδιάσετε ένα ημερολόγιο που σας επιτρέπει να κάνετε πιο σημαντική εργασία και λιγότερο από ό, τι δεν είναι σημαντικό..

8. Προτεραιότητα χωρίς έλεος. Επιλέξτε τους κύριους στόχους και εστιάστε σε αυτούς.

9. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα 30X για να μεταβιβάσετε περισσότερες εργασίες. Ο Mackay προτείνει να ακολουθήσει τον κανόνα που πρότεινε ο Rory Vaden, ο οποίος προτείνει να δώσουμε 30 φορές το χρόνο που μας χρειάζεται για να ολοκληρώσουμε ένα έργο για να εκπαιδεύσουμε κάποιον άλλο για να το κάνουμε. Λαμβάνοντας το χρόνο να αναθέσετε και να εκπαιδεύσετε ένα άλλο πρόσωπο σας δίνει ένα καθαρό κέρδος 1100 λεπτά το χρόνο. Ή, όπως λέει ο Vaden, μια αύξηση 734% στην ROTI (απόδοση του χρόνου που δαπανάται).

10. Ανακτήστε το "όχι" στο λεξιλόγιό σας. Σύμφωνα με ένα άρθρο του Πανεπιστημίου του Σικάγου και δημοσιεύθηκε στο Εφημερίδα της έρευνας των καταναλωτών, λέγοντας "δεν" κάτι, αντί "δεν μπορώ", επέτρεψε στους συμμετέχοντες να διαχωριστούν από τις ανεπιθύμητες δεσμεύσεις πολύ πιο εύκολα.

Δημιουργήστε ένα αποτελεσματικό ημερήσιο πρόγραμμα

Μόλις γίνει το παραπάνω, ήρθε η ώρα να σχεδιάσετε ένα πρόγραμμα για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

11. Ορίστε χρονοδιαγράμματα, όχι προθεσμίες. Ο Mackay καταφεύγει εδώ στις συμβουλές του James Clear. Αντί να δώσετε στον εαυτό σας μια προθεσμία για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου (και στη συνέχεια να αισθανθείτε σαν αποτυχία αν δεν πετύχετε), επιλέξτε έναν σημαντικό στόχο και στη συνέχεια να ορίσετε ένα πρόγραμμα για να εργαστείτε αναλόγως.

12. Προγραμματίστε με το χρόνο, όχι με τις εργασίες. Πάρτε μεγάλα καθήκοντα και τα χωρίστε σε χρονομετρημένες συνεδρίες. Με την οργάνωση της ημέρας προγραμματίζοντας το χρόνο αντί για την εργασία, προχωράμε από τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος μας γύρω από μια άγνωστη ημερομηνία (εργασία) σε μια γνωστή ώρα.

"Ένα ημερολόγιο είναι πεπερασμένο. Υπάρχει μόνο ένας ορισμένος αριθμός ωρών σε μια μέρα. Αυτό το γεγονός γίνεται σαφές τη στιγμή που προσπαθούμε να βάλουμε ένα πραγματικό αριθμό πράξεων σε ένα πεπερασμένο χώρο ". 

-Peter Bregman-

13. Χρόνος προγραμματισμού για διακοπές και διακοπές. Χρειαζόμαστε χρόνο για να ξεκουραστείτε και να υποθέσουμε ότι θα υπάρξουν διακοπές. Δεν υπολογίζουμε σε αυτό είναι χαοτική. Οι διακοπές διακόπτονται ή τα σώματά μας μας λένε ότι πρέπει να κάνουμε ένα διάλειμμα. Αν δεν το έχουμε υπολογίσει, όταν αυτό συμβαίνει, ξαφνικά το πρόγραμμα μας που είναι τελείως διατυπωμένο καταρρέει.

14. Ξεχωριστός χρόνος Δημιουργός του χρόνου Διευθυντής. Είναι πολύ εύκολο να το γεμίσετε με διοικητικά καθήκοντα και να μην αφήσετε αρκετό χρόνο για σημαντική εργασία. Ένα πράγμα είναι κάνετε και ένα άλλο διαχείριση.

15. Δραστηριότητες παρτίδα όλη την εβδομάδα. Ομαδοποιήστε παρόμοιες δραστηριότητες και επωφεληθείτε από την ορμή που παίρνετε όταν ξεκινάτε. Εφαρμόζει τον πρώτο νόμο της κίνησης του Νεύτωνα στην παραγωγικότητα: "Ένα αντικείμενο σε κίνηση, παραμένει σε κίνηση".

Χρησιμοποιήστε την τοποθεσία προς όφελός σας για να διαχειριστείτε το χρόνο

Το ημερολόγιό σας ή το χρονοδιάγραμμά σας δεν είναι τα μοναδικά εργαλεία διαχείρισης χρόνου που έχετε. Ο Mackay προτείνει ορισμένους τρόπους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο χώρο εργασίας που μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο εργασίας σας.

16. Ελέγξτε τη μέθοδο Popcorn στο χώρο εργασίας για να ξεκλειδώσετε το χρόνο σας. Η αλλαγή της θέσης εργασίας κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διατηρήσετε τα κίνητρα και την παραγωγικότητα. Αυτή η τεχνική Joel Runyon λειτουργεί ως εξής:

• Γράψτε όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνετε σήμερα.
• Διαχωρίστε τον κατάλογο σε 3 ίσα τμήματα ή σε τρεις ομάδες (παρτίδες, που βλέπετε στο συμβούλιο 15).
• Επιλέξτε 3 διαφορετικές τοποθεσίες για κάθε παρτίδα εργασίας.

17. Εργαστείτε με τον κύκλο φυσικής ενέργειας του σώματός σας. Εργαστείτε κάνοντας αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα, ώστε όχι μόνο να σκεφτείτε τη διαχείριση του χρόνου σας, αλλά και την ενέργειά σας.

Προστατέψτε το χρόνο σας

Δεν θα υπάρξει ποτέ έλλειψη πράγματα που θα προσπαθήσουν να καταλάβουν το χρόνο σας. Γι 'αυτό πρέπει να την προστατεύσετε, για να αποφύγετε τη χρήση του με λάθος τρόπο. Ο Mackay προτείνει αυτές τις συμβουλές για να το επιτύχει:

18. Χρησιμοποιήστε το στρατηγική τεμπελιά να δουλεύεις στα σωστά πράγματα. Η έννοια της «στρατηγικής τεμπελιάς» αναφέρεται στην ιεράρχηση των εργασιών και των καθηκόντων που είναι σημαντικά και επιτρέποντας στον εαυτό σας να είναι τεμπέλης στον οποίο δεν έχουν σημασία.

"Τίποτα δεν είναι λιγότερο παραγωγικό από το να γίνει πιο αποτελεσματικό τι δεν πρέπει να γίνει καθόλου".

-Peter Drucker-

19. Αυτοματοποιήστε τον εστιασμένο μη διαπραγματεύσιμο χρόνο καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι εστιασμένες συνεδριάσεις εργασίας σας αναπτύσσονται ομαλά. Γι 'αυτό είναι σημαντικό να προστατευτείτε από τις περισπασμούς. Υπάρχουν εργαλεία που σας βοηθούν να επικοινωνήσετε με άλλους ότι δεν είστε αυτόματα διαθέσιμοι. Εάν όχι, μπορείτε να αναζητήσετε τρόπους για να ενημερώσετε τους άλλους ότι είστε σε μια στιγμή εργασίας όπου δεν μπορείτε να ενοχλείτε.

 20. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Ivy Lee για να ολοκληρώσετε σωστά την ημέρα. Ο Ivy Lee πρότεινε αυτή την απλή καθημερινή ρουτίνα πέντε βημάτων για να επιτύχει τη μέγιστη παραγωγικότητα:

• Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, γράψτε τα έξι πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να πετύχετε αύριο. Μην γράφετε περισσότερες από έξι εργασίες.
• Δώστε προτεραιότητα σε αυτά τα έξι στοιχεία κατά σειρά σπουδαιότητας.
• Την επόμενη μέρα, επικεντρωθείτε μόνο στην πρώτη εργασία. Εργαστείτε μέχρι να ολοκληρώσετε την πρώτη εργασία πριν προχωρήσετε στη δεύτερη εργασία.
• Βγείτε πιο κοντά στον υπόλοιπο κατάλογο με τον ίδιο τρόπο. Στο τέλος της ημέρας, μετακινήστε τα ημιτελή αντικείμενα σε μια νέα λίστα έξι εργασιών για την επόμενη μέρα.
• Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία κάθε εργάσιμη ημέρα.

21. Μην ξεχνάτε τα οφέλη του ελεύθερου χρόνου. Η διαχείριση του χρόνου δεν σημαίνει μόνο εργασία. Για να βρούμε μια ισορροπία στην επαγγελματική ζωή που να μας κρατά υγιή και ευτυχισμένη, πρέπει να φροντίσουμε να αφήσουμε χρόνο για ξεκούραση, χαλάρωση και κοινωνικοποίηση.

Η διαχείριση του χρόνου και η μεγαλύτερη παραγωγικότητα είναι μια πρόκληση που μπορεί να φτάσει σε όλους. Ωστόσο, πρέπει να γνωρίζουμε ότι πρέπει να σταματήσουμε και να σκεφτούμε τι κάνουμε, πώς το κάνουμε και τι θέλουμε πραγματικά να επιτύχουμε. Κάνοντας δεν σημαίνει απαραίτητα εργασία, πόσο μάλλον φινίρισμα.

Περάστε έναν χρόνο, αυτόν που χρειάζεστε, για να αναλύσετε τις ρουτίνες σας και να επανεξετάσετε τα καθήκοντά σας. Με αυτές τις οδηγίες για να διαχειριστείτε το χρόνο θα είναι πολύ πιο εύκολο να αντιμετωπίσετε την εργασία σας ή τις σπουδές σας και να έχετε καλύτερα αποτελέσματα.

Οι τρεις φάσεις των υψηλών επιδόσεων, σύμφωνα με τον Manuel Coloma High performance δεν είναι μια ιδέα που περιορίζεται σε ελίτ αθλητές ή μεγάλους επιχειρηματίες άνδρες / γυναίκες. Μπορούμε όλοι να επιδιώξουμε να είμαστε άνθρωποι υψηλής απόδοσης, επειδή μπορούμε όλοι να γίνουμε πολύ περισσότερο από ό, τι είμαστε τώρα, πολύ περισσότερο από όσο θα μπορούσαμε ποτέ να φανταστούμε. Διαβάστε περισσότερα "