Επαγγελματική γραφειοκρατία - Παραδείγματα και νόημα

Εάν ο οργανισμός πρέπει να αντιμετωπίσει σύνθετες καταστάσεις με σύνθετα καθήκοντα, είναι αποτελεσματική μια κεντρική δομή. Υπάρχει γραφειοκρατική διάρθρωση εάν είναι δυνατή η επίσημη διατύπωση, με βάση το προβλεψιμότητα των καθηκόντων. Η κατάλληλη δομή πρέπει να συνδυάζει την τυποποίηση με την αποκέντρωση, τα οποία είναι τα χαρακτηριστικά της επαγγελματικής γραφειοκρατίας. Η επαγγελματική γραφειοκρατία είναι απόδειξη ότι οι οργανώσεις μπορούν να είναι γραφειοκρατικό χωρίς να συγκεντρωθεί. Το λειτουργικό του έργο είναι σταθερό, πράγμα που οδηγεί σε μια συμπεριφορά "προκαθορισμένη ή προβλέψιμη, στην πραγματικότητα, τυποποιημένη".

Επαγγελματική γραφειοκρατία

Βασίζει τον συντονισμό μεταξύ των μελών της στην τυποποίηση των δεξιοτήτων που επιτυγχάνονται μέσω της κατάρτισης και της κοινωνικοποίησης. Οι επαγγελματίες εργάζονται με κάποια ανεξαρτησία σε σχέση με τους συναδέλφους τους και συνδέονται με τους πελάτες τους. Παραδείγματα αυτού του τύπου δομής είναι ένα νοσοκομείο ή ένα πανεπιστήμιο. Το επαγγελματική γραφειοκρατία είναι ένας οργανισμός που βασίζει τη λειτουργία του στην τυποποίηση των συμπεριφορών και των διαδικασιών, η οποία επιτυγχάνεται μέσω του σχεδιασμού των καθηκόντων από τους ειδικούς και την εποπτεία.

Η τυποποίηση των συμπεριφορών και των διαδικασιών επιτυγχάνεται χάρη στην εξειδίκευση των μελών της, πράγμα που σημαίνει ότι ένα μεγάλο μέρος της τυποποίησης καθορίζεται από ενώσεις και επαγγελματικές ομάδες και όχι από τον οργανισμό. Στη μηχανική γραφειοκρατία κυριαρχεί η ιεραρχική εξουσία, στο εξειδικευμένο, η εξουσία του εμπειρογνώμονα έχει μεγαλύτερη σημασία. Πρόκειται για ένα σύνολο επαγγελματιών που διαθέτουν γνώσεις, δεξιότητες και εξειδικευμένες τεχνικές που μπορούν να εφαρμοστούν σε ορισμένες περιπτώσεις για να επιλυθούν οι απαιτήσεις των πελατών. Ένα από τα βασικές διαδικασίες λειτουργίας είναι η διαδικασία διάγνωσης, ταξινόμησης ή κατηγοριοποίησης της κατάστασης που επιτρέπει τον προσδιορισμό του συνόλου των συγκεκριμένων δεξιοτήτων και τεχνικών που θα χρησιμοποιηθούν για την επίλυση του προβλήματος του πελάτη. Ο Perrow (1970) επισημαίνει ότι οι άνθρωποι κατηγοριοποιούνται και τοποθετούνται σε μαθήματα επειδή θα απαιτούσαν τεράστιους πόρους για την αντιμετώπιση κάθε περίπτωσης ως μοναδικής και ευαίσθητης σε εμπεριστατωμένη ανάλυση. Οι κατηγορίες μας επιτρέπουν να αναπτύξουμε χωρίς να χρειαζόμαστε συνεχείς αποφάσεις σε κάθε στιγμή. Είδος οργανώσεων που επιλύει την αβεβαιότητα του περιβάλλοντος τους, ταξινομώντας τους πελάτες ανάλογα με τις υπηρεσίες που ζητούν, δηλαδή μια κατηγοριοποίηση που βασίζεται στη ζήτηση της αγοράς και συμπίπτει με την κατηγοριοποίηση των λειτουργιών των επαγγελματιών που τους εξυπηρετούν ( λειτουργική κατηγοριοποίηση).

Το βασικό προσωπικό είναι οι επαγγελματίες, δεδομένου ότι εκτελούν τα κεντρικά καθήκοντα. Το προσωπικό έχει πολλή οντότητα. Άλλα μέρη όπως οι αναλυτές τεχνολογικά συστήματα, τα μεσαία στελέχη ή οι διευθυντές έχουν λιγότερο σημαντικό ρόλο. Οι οργανώσεις αυτές έχουν πολύ αποκεντρωμένες δομές στις οριζόντιες και κάθετες πτυχές τους. Μέρος της εξουσίας (με βάση την ποιότητα του εμπειρογνώμονα) και η ικανότητα λήψης αποφάσεων, παραμένει στο επίπεδο των εργαζομένων (επαγγελματιών), οι οποίοι πρέπει να επιλύσουν τα συγκεκριμένα προβλήματα των πελατών τους. Οι επαγγελματίες λαμβάνουν ως βασικό σημείο αναφοράς, κατά τη λήψη αποφάσεων, τους κανόνες και τις ενδείξεις των επαγγελματικών ενώσεων σε μεγαλύτερο βαθμό από εκείνους που καθορίζει ο ίδιος ο οργανισμός.

Η πίστη του επαγγελματία διαιρείται και βιώνει συγκρούσεις όταν πρέπει να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της οργάνωσης και εκείνων της επαγγελματικής ομάδας του. Συνήθως ταυτίζεται σε μεγαλύτερο βαθμό με την επαγγελματική τους ομάδα παρά με την οργάνωση στην οποία εργάζονται. Οι επαγγελματικές γραφειοκρατίες τείνουν να υιοθετούν δημοκρατικές δομές, στις οποίες ο έλεγχος παραμένει στα πιο βασικά επίπεδα του οργανισμού. Οι εργαζόμενοι ελέγχουν μέρος των αποφάσεων που σχετίζονται με τη δική τους δουλειά και προσπαθούν επίσης να έχουν συλλογικό έλεγχο των διοικητικών αποφάσεων που τις επηρεάζουν, όπως εκείνες που σχετίζονται με τις προσλήψεις, τις προαγωγές ή την κατανομή των πόρων, ονομάζονται επίσης "συλλογικές οργανώσεις".

Αν και η δύναμη των επαγγελματιών είναι αξιοσημείωτη, δεν είναι πάντα ο διευθυντής ή οι διαχειριστές έχουν μικρή δύναμη. Ο επαγγελματίας, διευθυντής ή διευθυντής, αν και δεν μπορεί να ελέγξει άμεσα τα μέλη του οργανισμού, εκτελεί ρόλους και ρόλους που δίνουν σημαντική έμμεση δύναμη μέσα σε αυτόν. Πρέπει να επιλύσει πολλαπλές συγκρούσεις μεταξύ των διαφόρων μελών που συνήθως προέρχονται από τις διαδικασίες ταξινόμησης, δεν είναι πάντοτε επαρκές και αποτελεσματικό για τον προσδιορισμό όλων των περιπτώσεων.

Αυτοί οι διαχειριστές είναι άμεσα υπεύθυνοι για τις σχέσεις με τον έξω κόσμο και την εκπροσώπηση του οργανισμού και διαδραματίζουν ουσιαστικό ρόλο στην απόκτηση πόρων. Η άμεση αφοσίωση στα διοικητικά ζητήματα τους δίνει μια πραγματική εξουσία σε σχέση με άλλους συναδέλφους που ασχολούνται κυρίως με καθήκοντα επαγγελματικού χαρακτήρα. Με αυτή τη δύναμη θα παραμείνουν εφ 'όσον εξυπηρετούν τους στόχους και τα συμφέροντα των περισσότερων μελών ή εκείνων με περισσότερη δύναμη.

Μηχανική γραφειοκρατική δομή

Περιγράφεται από Weber, Βρίσκεται σε οργανισμούς που χαρακτηρίζονται από επαναλαμβανόμενες, απλές και εξαιρετικά τυποποιημένες διαδικασίες εργασίας. Έχουν μεγάλη ποικιλία κανόνων και κανονισμών και επισημοποίηση της επικοινωνίας μέσω καθιερωμένων καναλιών. Δείχνουν ευρείες μονάδες εργασίας στο κατώτερο επίπεδο, μια κεντρική δομή εξουσίας και λήψης αποφάσεων και ένα σημαντικό διοικητικό στοιχείο με σαφή διάκριση μεταξύ γραμμής και προσωπικού. Οι διάφοροι τύποι μελών εντός αυτών των οργανώσεων παρουσιάζουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά.

Το εργαζομένων εκτελούν τα καθήκοντά τους σε μια εξαιρετικά βελτιωμένη ροή εργασιών με σαφή κατανομή καθηκόντων που συντονίζονται χάρη στην ισχυρή τυποποίηση και την άμεση επίβλεψη. Είδη συντονισμού και φύση του έργου που επιτρέπουν τη δημιουργία μεγάλων μονάδων εργασίας.

Το διοικητικό στοιχείο Είναι ευρέως αναπτυγμένο. Αποτελείται από μεγάλο αριθμό ατόμων που προσπαθούν να λύσουν τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν ώστε να μην σταματήσει η «παραγωγική μηχανή»: οι επόπτες που εκτελούν 3 λειτουργίες: να λύσουν τα προβλήματα που προκύπτουν μεταξύ των εργαζομένων, να εργαστούν σε συνεργασία με τους αναλυτές την τεχνολογία και τον προγραμματισμό, τη διευκόλυνση της μετάδοσης πληροφοριών προς τα πάνω και προς τα κάτω (παροχή πληροφοριών στους προϊσταμένους και γνωστοποίηση των κανόνων, αλλαγών κλπ. σε υφισταμένους) · Οι αναλυτές της τεχνολογίας και οι υπεύθυνοι σχεδιασμού είναι απαραίτητοι επειδή ο οργανισμός εξαρτάται βασικά από την τυποποίηση της εργασιακής διαδικασίας, μέσω της ανάλυσης και του προγραμματισμού των καθηκόντων ως βασικού συστήματος συντονισμού. Προγραμματισμός που εισάγει ένα μεγάλο nº των κανόνων και των κανόνων και μια καλή δόση ελέγχου, η οποία έχει θεμελιώδη ρόλο επειδή επιτρέπει να μειωθεί η αβεβαιότητα έτσι ώστε η γραφειοκρατική μηχανή να λειτουργεί χωρίς διακοπές και να επιλύει τις συγκρούσεις που μπορούν εύκολα να προκαλέσουν.

Woodward (1965) επισημαίνει ότι το δίκτυο των καλύτερων σχέσεων παραγωγής δεν είναι αναγκαστικά το καλύτερο για τους ανθρώπους. Εάν οι τεχνικοί σκοποί γίνονται καλά φροντισμένοι, το αποτέλεσμα θα είναι μια εμπορική επιτυχία, εάν οι κοινωνικοί επιτυχίες, τα αποτελέσματα θα είναι ένα ικανοποιημένο και συνεργατικό προσωπικό. Οι τεχνικοί στόχοι μπορούν να εξυπηρετηθούν καλύτερα μέσω συγκρούσεων και πιέσεων και δεν μπορεί να ειπωθεί ότι οι πιο αποτελεσματικές επιχειρήσεις ήταν αυτές που είχαν καλύτερες σχέσεις και στενότερη ταύτιση μεταξύ του προσωπικού και της εταιρείας..

Το διευθυντές ασχολούνται με την επίτευξη αποτελεσματικής λειτουργίας του οργανισμού στο σύνολό του, επιδιώκοντας και μελετώντας νέες διαδικασίες και βελτιώσεις στην παραγωγή, την επίλυση των συγκρούσεων και την άμεση εποπτεία ως βάση για το συντονισμό των διαφόρων τμημάτων στα επίπεδα Ως εκ τούτου, η επίσημη διατύπωση δεν επαρκεί για τον συντονισμό σε αυτά τα επίπεδα. Ασχολούνται μόνο με τις θέσεις που απαιτούν ευρεία και γενικευμένη γνώση ενόψει της εξειδίκευσης των άλλων μελών. Συγκεντρώνουν το μεγαλύτερο μέρος της επίσημης εξουσίας και είναι υπεύθυνοι για τη χάραξη στρατηγικών και γενικών σχεδίων. Οι υποθέσεις αυτού του σχεδιασμού είναι: ο απόλυτα λογικός χαρακτήρας του, η σαφής διαφοροποίηση μεταξύ διαμόρφωσης στρατηγικών και της εφαρμογής τους. Οι διευθυντές διατυπώνουν τα σχέδιά τους και οι υφιστάμενοι τους εφαρμόζουν, μέσα σε μια κλίμακα μέσων που τελειώνουν μέχρι την υλοποίησή τους από τους εργάτες.

Η μηχανική γραφειοκρατία έχει μια άκαμπτη διαμόρφωση. Είναι σχεδιασμένο για έναν και μόνο σκοπό και μπορεί να είναι αποτελεσματικό σε αυτό, αλλά δεν είναι σε θέση να κάνει μεγάλες αλλαγές για να προσαρμοστεί σε πολύπλοκες διαφορετικές καταστάσεις. Τα διαφορετικά μέρη έχουν ως αποστολή τη μείωση και τον έλεγχο των περιβαλλοντικών αλλαγών για να διασφαλίσουν ότι η μηχανή λειτουργεί σωστά, μειώνοντας την αβεβαιότητα και επιλύοντας πιθανά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν από αυτήν..

Χαρακτηριστικά αυτού του τύπου δομής

Είναι δυνατή μόνο σε ένα σταθερό και απλό περιβάλλον. Η εργασία σε σύνθετα περιβάλλοντα δεν μπορεί να εξορθολογιστεί σε απλές εργασίες και τα δυναμικά περιβάλλοντα δεν μπορούν εύκολα να προβλεφθούν ή να τυποποιηθούν. Συνήθως βρίσκεται σε ώριμες οργανώσεις. Πρέπει να είναι αρκετά μεγάλα ώστε να είναι δυνατή η επανάληψη και η τυποποίηση και να είναι επαρκώς "παλιά", ώστε να είναι σε θέση να επεξεργαστούν τους κανόνες και τις διαδικασίες που πρέπει να χρησιμοποιούν. Συνήθως παρουσιάζουν ένα κανονιστικό τεχνικό σύστημα, διότι είναι αυτό που επιτρέπει τον σχεδιασμό της εργασίας έτσι ώστε να μπορεί να διεξαχθεί σε μια διαδικασία επαναλαμβανόμενου και τυποποιημένου χαρακτήρα.

Η σειρά παραγωγής είναι το πιο χαρακτηριστικό τεχνολογικό σύστημα. Εξωτερικός έλεγχος, έλεγχος που ευνοεί τη συγκέντρωση και την τυποποίηση και αυτές είναι οι κύριες παράμετροι σχεδιασμού μιας γραφειοκρατικής δομής μηχανικής φύσης. Οι κυβερνητικές διοικητικές υπηρεσίες που έχουν μεγαλύτερο βαθμό εξωτερικού ελέγχου είναι δομημένες σύμφωνα με αυτά τα χαρακτηριστικά. Οργανισμοί με γραφειοκρατικές δομές μηχανικού χαρακτήρα είναι οργανισμοί που εκτελούν σταθερά καθήκοντα, όχι για την επίλυση νέων προβλημάτων. Είναι αποτελεσματικό σε μια σειρά συγκεκριμένων και σαφώς οριοθετημένων έργων, όχι στην εισαγωγή καινοτομιών ή στην προσαρμογή σε νέα, δυναμικά και απρόβλεπτα περιβάλλοντα.

Είναι σχεδιασμένα όπως μηχανές, για να εκτελούν όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα μια σειρά από προκαθορισμένες προκαταρκτικές εργασίες και σαφώς οριοθετημένες. Αλλά δεν εξυπηρετούν να εκτελούν άλλα καθήκοντα και να λύουν τις νέες καταστάσεις που προκύπτουν.

Αυτό το άρθρο είναι καθαρά ενημερωτικό, στην ηλεκτρονική ψυχολογία δεν έχουμε την ικανότητα να κάνουμε μια διάγνωση ή να προτείνουμε μια θεραπεία. Σας προσκαλούμε να πάτε σε ψυχολόγο για να αντιμετωπίσετε την περίπτωσή σας ειδικότερα.

Αν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα παρόμοια με Επαγγελματική γραφειοκρατία - Παραδείγματα και νόημα, Σας συνιστούμε να εισάγετε την κατηγορία Κοινωνικής Ψυχολογίας και Οργανισμών.