Επιχειρησιακή επικοινωνία κοινών τύπων, χαρακτηριστικών και σφαλμάτων

Ζούμε σε μια κοινωνία στην οποία ένα μεγάλο μέρος της αγοράς εργασίας διαμορφώνεται με βάση το επιχειρηματικό περιβάλλον. Είτε μεγάλες πολυεθνικές, ΜΜΕ, οικογενειακές επιχειρήσεις ή ακόμη και μεμονωμένες υπηρεσίες, όλοι θα πρέπει να γνωρίζουν ότι ένα ουσιαστικό στοιχείο για την επιβίωση είναι η συνέπεια στην οργάνωση και την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων της ως τέτοια να ενώσουν τις δυνάμεις τους και να κατευθυνθείτε προς ένα κοινό στόχο.

Με αυτή την έννοια, μπορούμε να το επιβεβαιώσουμε Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ένα από τα βασικά στοιχεία όταν ένας οργανισμός, ειδικά εάν έχει μια ορισμένη πολυπλοκότητα, λειτουργεί σωστά και μπορεί να προσαρμοστεί και να επιβιώσει. Και πρόκειται για την επικοινωνία για το τι θα μιλήσουμε σε αυτό το άρθρο.

• Σχετικό άρθρο: "Ψυχολογία της εργασίας και των οργανισμών: ένα επάγγελμα με μέλλον"

Τι είναι η επιχειρηματική επικοινωνία?

Θεωρείται επιχειρηματική επικοινωνία με το σύνολο των διαδικασιών που διεξάγονται από μια εταιρεία ή μέρος της προκειμένου να καταστούν οι ταξιδιωτικές πληροφορίες εσωτερικά μεταξύ διαφορετικών τμημάτων ή θέσεων της εταιρείας ή αν μιλάμε για την επικοινωνία της εταιρείας με το εξωτερικό.

Είναι σημαντικό να έχουμε κατά νου ότι, κατά γενικό κανόνα, μια τέτοια επικοινωνία δεν συνεπάγεται μόνο την ικανότητα έκδοσης των πληροφοριών, αλλά περιλαμβάνει και το γεγονός της απόκτησης της πληροφορίας: αντιμετωπίζουμε μια αμοιβαία ανταλλαγή δεδομένων.

Μια καλή επιχειρηματική επικοινωνία ευνοεί ότι όλα τα μέλη της εταιρείας μπορούν να παραμείνουν κίνητρα και ότι οι ενέργειές τους μπορούν να γίνουν γνωστά, μειώνοντας την αβεβαιότητα τόσο των εργαζομένων όσο και των ηγετών σχετικά με την κατάσταση του ιδίου. Διευκολύνει επίσης την αλληλεπίδραση και βελτιώνει το περιβάλλον εργασίας, Εκτός από τη βελτίωση της παραγωγικότητας και την καλύτερη δυνατή αντίδραση σε κάθε περίπτωση.

Γενικοί στόχοι

Οι στόχοι της επικοινωνίας των επιχειρήσεων είναι εύκολα κατανοητοί. Εσωτερικά, αφενός, επιτρέπει τη δημιουργία μιας συνεκτικής οργάνωσης και την ανταλλαγή πληροφοριών και αποτελεσμάτων από τα διάφορα τμήματα ή τους εργαζομένους της, καθώς και τους στόχους και το εταιρικό όραμα της εταιρείας που θα δημιουργηθεί και θα μεταδοθεί..

Επίσης διευκολύνει την κατανόηση του τι αναμένεται από κάθε εργαζόμενο, καθώς και την κατανόηση των πραγματικών δεδομένων που πρέπει να αντιμετωπίσει κάθε ένα από αυτά. Διευκολύνει επίσης το ότι όλοι εργάζονται προς την ίδια κατεύθυνση και ότι μπορούν να μάθουν νέοι τρόποι για να εκπληρώσουν τις δικές τους ευθύνες..

Όσον αφορά την επικοινωνία με τον έξω κόσμο, η επιχειρηματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για την επικοινωνία με τα μέσα ενημέρωσης και τη δημιουργία θετικής εικόνας για την ίδια την εταιρεία, καθώς και για την ανάλυση του κοινού στόχου και την εκτίμηση των αναγκών τους. Μας δίνει επίσης τη δυνατότητα να μάθουμε να προσελκύουμε πιθανούς πελάτες και να αξιολογούμε τις αλλαγές που είναι εγγενείς στη δυναμική και υγρή κοινωνία στην οποία ζούμε, κάτι που είναι θεμελιώδες για την πρόβλεψη και αντιμετώπιση πιθανών δυσκολιών και προσαρμογής στο περιβάλλον..

Κοιτάζοντας μπροστά για να κάνουν την επικοινωνία αποτελεσματική, είναι απαραίτητο η εταιρεία να δημιουργήσει αποτελεσματικά κανάλια για αυτό και ότι βελτιώνει τις πληροφορίες μετάδοσης ενέργειές τους δημιουργούν μέσα για να επικοινωνούν και να ενεργά, ώστε να μην υπάρχει αβεβαιότητα Αναφορικά με αυτά που ζητούνται και αναζητούνται στον οργανισμό.

Είναι επίσης σημαντικό να εργαστούμε τόσο επίσημες όσο και ανεπίσημες πτυχές, καθώς και να αξιολογούμε τις ανάγκες και τις σκέψεις διαφορετικών εργαζομένων. Η αυτοπεποίθηση είναι επίσης θεμελιώδης, καθώς και καλή ρύθμιση και σχεδιασμός μηχανισμών επικοινωνίας.

• Ίσως σας ενδιαφέρει: "Η εταιρική ταυτότητα: τι είναι και πώς ορίζει οργανισμούς"

Διαφορετικοί τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας

Δεν επικοινωνούν όλες οι εταιρείες και οι οργανισμοί με τον ίδιο τρόπο και υπάρχουν διαφορετικούς τύπους και ταξινομήσεις της επιχειρηματικής επικοινωνίας βάσει διαφόρων κριτηρίων.

1. Εσωτερική και εξωτερική

Το πρώτο είναι αυτό που καθιερώνει τη διάκριση μεταξύ εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας, η πρώτη είναι αυτή που συμβαίνει μεταξύ των διαφόρων τμημάτων και εργαζομένων της ίδιας της εταιρείας και η δεύτερη που στοχεύει στην καθιέρωση μιας επικοινωνίας με το περιβάλλον..

2. Αμφίδρομη και μονοκατευθυντική

Επιπλέον, μπορούμε επίσης να βρούμε μορφές επικοινωνίας των επιχειρήσεων με διαφορετικά επίπεδα διαδραστικότητας, να είναι σε θέση να βρει τα πάντα, από την πιο κοινή επικοινωνιακή τρόπο με τον οποίο ο αποστολέας και ο παραλήπτης αλληλεπιδρούν και να ανταλλάσσουν πληροφορίες σε μονο όταν μόνο ένα μήνυμα αποστέλλεται, γενικά από θέσεις εξουσίας, σε έναν παραλήπτη που δεν έχει καμία επιλογή να απαντήσει.

3. Αύξουσα, φθίνουσα και οριζόντια

Στο πλαίσιο της εσωτερικής εταιρικής επικοινωνίας ενός οργανισμού, μπορούμε να βρούμε τρεις τύπους ανάλογα με το σημείο όπου διάσπαση και τη θέση των πληροφοριών μεταξύ του αποστολέα και του δέκτη του ίδιου επικοινωνίας. Μιλάμε για την καθοδική επικοινωνία όταν η επικοινωνιακή πράξη εκτελείται από έναν εκδότη με υψηλότερη χρέωση από τον αποδέκτη.

Όταν είναι ο υποκείμενος που εκδίδει το μήνυμα στον ανώτερο του, θα μιλούσαμε για αύξουσα επικοινωνία. Και στις δύο περιπτώσεις θα αντιμετωπίζαμε έναν τύπο κάθετης επικοινωνίας, δηλαδή μια επικοινωνία στην οποία τα θέματα που διατηρούν την επικοινωνιακή πράξη έχουν σχέση ανισότητας από την άποψη της εξουσίας (υπάρχει μια ιεραρχία μεταξύ τους).

Ο άλλος μεγάλος τύπος επικοινωνίας είναι η οριζόντια επικοινωνία, η οποία δημιουργείται μεταξύ ατόμων που έχουν την ίδια θέση και βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας.

4. Τυπική και άτυπη

Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι στην επιχειρηματική επικοινωνία μπορούμε να βρούμε την ύπαρξη δύο διαφορετικών τύπων καναλιών επικοινωνίας: επίσημος και άτυπος. Το πρώτο είναι όπου οι τεχνικές πτυχές αντιμετωπίζονται συνήθως και συνδέονται με τα ίδια τα καθήκοντα, είναι ένα είδος σεβαστής επικοινωνίας που επικεντρώνεται στον λόγο και τον στόχο της εταιρείας..

Στην άτυπη επικοινωνία, ωστόσο, πιο εύκαμπτες και φυσικές επικοινωνίες είναι συνήθως εγκατεστημένες, επικεντρώθηκε κυρίως στις διαπροσωπικές σχέσεις και συχνά έχει τη μεγαλύτερη επίδραση στην ευημερία της εργασίας. Το τελευταίο ποικίλλει σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με το ποιος το μεταφέρει και μπορεί να υπερβεί τον χώρο εργασίας, καθώς είναι δύσκολο να τον ελέγξει ο οργανισμός.

Πιθανές απειλές για καλή επικοινωνία

Το γεγονός της διατήρησης μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι θεμελιώδες, αλλά δεν είναι εύκολο. Και είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η ύπαρξη υψηλού επιπέδου μεταβλητότητας στις καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν, καθώς και η ύπαρξη παρεξηγήσεις και δυσκολίες στις επικοινωνίες μιας εταιρείας.

1. Έλλειψη συνέπειας

Ένας παράγοντας που επηρεάζει περισσότερο ότι η επικοινωνία είναι πολύ χρήσιμη είναι η αξιοπιστία του εκδότη και η εξέταση εμφανίζεται στο δέκτη του μηνύματος Ένα παράδειγμα μπορεί να είναι η ύπαρξη ασυμφωνίας μεταξύ του τι λέγεται και τι γίνεται, δεν κρατούν τους εκδότες τρόπος δράσης σύμφωνα με τα μηνύματα που εκδίδονται.

Το τελευταίο μπορεί να συμβεί σε οποιαδήποτε εργαζόμενοι της εταιρείας, ανεξάρτητα από την ιεραρχική θέση τους ή να μιλήσετε σε ένα ανώτερο, δευτερεύουσα ή κάποιος στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας, και δημιουργεί σοβαρές επιπτώσεις τόσο για το θέμα (ανάλογα με την κατάσταση θα μπορούσε να καταλήξει να θεωρείται άσχημα ή ακόμη και να απορριφθεί) όσο και για την οργάνωση (δημιουργώντας ένα χαμηλότερο επίπεδο εμπιστοσύνης στο άτομο και σε περίπτωση που κατέχει υψηλή θέση ακόμη και στον οργανισμό).

Κατά τον ίδιο τρόπο και για παράδειγμα στην περίπτωση μεγάλων εταιρειών με μεγάλο αριθμό υπηρεσιών, εάν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των αριθμών εξουσίας ή αναφοράς στην εταιρεία πιθανώς θα μπορούσε να δημιουργήσει μια κατάσταση στην οποία ο εργαζόμενος δεν γνωρίζει πραγματικά τι θα πρέπει να ακολουθήσει η ηγεσία, κάτι που μπορεί να δημιουργήσει απογοήτευση και δυσπιστία.

Ομοίως, είναι απαραίτητο να είμαστε πολύ προσεκτικοί με την ερμηνεία των μηνυμάτων, καθώς η ύπαρξη αμφισημίας μπορεί να προκαλέσει διαφορετικά τμήματα ή εργαζόμενους να ερμηνεύσουν τα αντίθετα πράγματα. Αυτό που επιδιώκει η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ακριβώς η διασφάλιση της εσωτερικής οργάνωσης και της συνοχής, ώστε ασαφή μηνύματα με διαφορετικές ερμηνείες να προκαλέσουν αβεβαιότητα και αμφιβολίες για τους αποδέκτες του μηνύματος.

2. Έλλειψη συναισθηματικής σύνδεσης

Ένα άλλο πρόβλημα μπορεί να βρεθεί στον τρόπο με τον οποίο συμβαίνει η επικοινωνία. Για παράδειγμα, σε ορισμένες οργανώσεις μπορεί να υπάρχει δυσκολία να δημιουργηθεί μια αίσθηση συναισθηματικής προσκόλλησης, η οποία στους εργαζόμενους μπορεί να δημιουργήσει λιγότερη δέσμευση και παραγωγικότητα και στους χρήστες να μην ενδιαφέρουν και να αναζητούν άλλες εναλλακτικές λύσεις. Είναι απαραίτητο να εκτιμήσουμε ότι όλα γίνονται, και ακόμη και αυτό που δεν είναι, είναι ουσιαστικά επικοινωνιακό.

Έτσι, είναι σημαντικό όχι μόνο το ίδιο το μήνυμα, αλλά και ο τρόπος που μεταδίδεται: αυτό δεν είναι το ίδιο και προσφέρει την ίδια αίσθηση ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μια φυσική συνάντηση ή να βρουν πραγματική επαφή.

3. Δεν κατανοεί το πλαίσιο

Πρέπει επίσης να αποτιμάται την προσαρμογή στην τρέχουσα κατάσταση και τις κοινωνικές προόδους, καθώς και τις ιδιαιτερότητες της ίδιας της κατάστασης. Για παράδειγμα, σε μια ολοένα πιο παγκοσμιοποιημένη κοινωνία και όπου οι νέες τεχνολογίες επιτρέπουν την άμεση επικοινωνία με μεγάλο αριθμό ανθρώπων ταυτόχρονα, ίσως είναι απαραίτητο να αναλύσουμε και να επενδύσουμε σε πολιτικές επικοινωνίας που λαμβάνουν υπόψη τη δύναμη των δικτύων και πώς να μεταδίδει σωστά τις επιθυμητές πληροφορίες, εκτός από την αξιολόγηση της επαφής με πιθανούς πελάτες από άλλες περιοχές του κόσμου.

Επιπλέον, είναι επίσης αναγκαίο να αξιολογηθεί η κατάσταση της ίδιας της εταιρίας που αντιμετωπίζει δεν διαρκεί περισσότερο από ό, τι μπορεί να καλύψει, για να είναι αναγκαίο να ληφθεί υπόψη η κατάσταση ολόκληρης της επιχείρησης.

Ένα άλλο πρόβλημα θα μπορούσε να είναι το περιεχόμενο των μηνυμάτων που εκδίδονται: είναι πιθανό ότι αν και η επικοινωνία υπάρχει, δεν μεταδίδει ή δεν καταλαβαίνει το περιεχόμενο που θα ήταν απαραίτητο να μεταδοθεί. Μπορεί να επικεντρωθεί σε μάλλον συμπληρωματικές πτυχές και να αποφύγει, για παράδειγμα, τον προσανατολισμό ή τους στόχους που πρέπει να έχει μια συγκεκριμένη θέση, ή ότι θεωρούν ως δεδομένη την ύπαρξη γνώσης που δεν έχει ποτέ γίνει ρητή.

4. Απομόνωση και έλλειψη επικοινωνίας

Τέλος, ίσως το πιο σημαντικό πρόβλημα που μπορεί να παραταθεί από όλες τις προηγούμενες είναι η πιθανότητα ότι δεν υπάρχει πραγματική επικοινωνία.

Το σαφέστερο παράδειγμα είναι η σταθερή και συνεχής χρήση της μονοκατευθυντικής επικοινωνίας, η οποία μπορεί να δημιουργήσει κατάσταση στασιμότητας και έλλειψη κατανόησης του τι συμβαίνει στον ίδιο τον οργανισμό. Ευτυχώς, σήμερα είναι το λιγότερο που χρησιμοποιείται ακριβώς επειδή είναι το λιγότερο αποτελεσματικό και πιο χρήσιμο.

Είναι επίσης δυνατό ότι οι διαφορετικές θέσεις δεν έχουν τους κατάλληλους μηχανισμούς για να έρθουν σε επαφή ακόμη και αν οι απόψεις τους ακούγονται, υπάρχουν λιγότερες δυνατότητες για ανατροφοδότηση ή ακόμα και ότι διαφορετικά μέρη της εταιρείας δεν έχουν επαφή μεταξύ τους. Είναι απαραίτητο να τονωθεί η ενεργητική αυτή αλληλεπίδραση.

Βιβλιογραφικές αναφορές:

• Andrade, Horacio. (2005). Εσωτερική οργανωτική επικοινωνία: διαδικασία, πειθαρχία και τεχνική. Ισπανία: Gesbiblo, S.L..
• Brillouin, L. (2004). Θεωρία Επιστήμης και Πληροφοριών. Mineola, Ν.Υ.: Dover.