Πώς να γράψετε μια αναφορά σωστά, σε 10 βήματα

Στην καθημερινότητά μας, τόσο στο χώρο εργασίας όσο και έξω από αυτό, Δεν είναι ασυνήθιστο ότι σε κάποια περίπτωση θα πρέπει να προετοιμάσουμε μια έκθεση για να λάβουμε υπόψη κάθε κατάσταση ή πρόβλημα.

Είτε πρόκειται να υποβάλετε μια καταγγελία, να υποβάλλετε ένα αίτημα ή απλά να τεκμηριώσετε μια συγκεκριμένη κατάσταση, αυτό θα είναι ο τύπος εγγράφου που θα γράψουμε γενικά. Αλλά μερικοί άνθρωποι μπορεί να βρουν πολύπλοκα για να συντάξουν μια έκθεση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σε αυτό το άρθρο σας παρέχουμε μια σειρά από βήματα σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας έκθεσης σε γενικό επίπεδο.

Τι είναι μια αναφορά?

Μια αναφορά είναι ένας τύπος εγγράφου γραμμένο σε πεζογραφία που εκτελείται με σκοπό το πρόσωπο που το κάνει να μπορεί να επικοινωνεί με κάτι που αναφέρεται σε μια κατάσταση ή ένα θέμα σε άλλους ανθρώπους. Συνήθως συνήθως απευθύνονται σε υψηλότερες περιπτώσεις (για παράδειγμα στο Δημοτικό Συμβούλιο ή σε ανώτερο), αν και μπορείτε επίσης να βρείτε αναφορές που αποσκοπούν στην επικοινωνία κάτι σε έναν επαγγελματία διαφορετικό από εμάς, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε με τα ίδια δεδομένα και αντίθεση ή να τα επεκτείνετε.

Υπάρχει μια ευρεία ποικιλία τύπων αναφορών, οι οποίες μπορεί να έχουν διαφορετικούς σκοπούς και διαφοροποιημένες δομές. Ωστόσο, σε αυτό το άρθρο, εξετάζεται η δημιουργία μιας έκθεσης που λαμβάνει υπόψη τη γενική δομή οποιουδήποτε από αυτά..

Βήματα για την προετοιμασία μιας έκθεσης

Κατά την προετοιμασία μιας έκθεσης πρέπει να έχουμε κατά νου ότι πρώτα απ 'όλα θα πρέπει να αναλογιστούμε πώς, πότε και γιατί θα το κάνουμε. Στη συνέχεια, η έκθεση θα συνταχθεί με βάση την κατάσταση που θα ληφθεί υπόψη και τις προηγούμενες εκτιμήσεις.

Παρακάτω είναι μια σειρά από χρήσιμα βήματα για να συντάξετε μια αναφορά σωστά.

1. Ποιος είναι ο στόχος μας;?

Πριν αρχίσουμε να γράφουμε, πρέπει να σκεφτούμε τι θέλουμε να επιτύχουμε με την έκθεσή μας. Πρόκειται να ζητήσουμε την επίλυση ενός προβλήματος ή απλά να αποθηκεύσουμε δεδομένα προκειμένου να τα χρησιμοποιήσουμε αργότερα;? Θέλουμε να αντανακλάμε μια επιστημονική έρευνα ή να υποβάλουμε μια καταγγελία? Πρέπει να το λάβουμε υπόψη για να επιλέξουμε τον τύπο της αναφοράς που είναι πιο συναφής ανάλογα με την περίπτωση.

2. Να θυμάστε τον τύπο του κειμένου που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε

Όχι όλες οι αναφορές είναι ίδιες, κάθε μία με τα δικά της χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μια έκθεση έκθεσης θα αντικατοπτρίζει τα δεδομένα χωρίς να κάνει οποιαδήποτε ερμηνεία σχετικά με αυτά, χωρίς να υπάρχει δυνατότητα συμπερασμάτων, ενώ ένας τύπος επίδειξης θα απαιτήσει από το υποκείμενο να επεξεργαστεί τις υποθέσεις και να τις δοκιμάσει προκειμένου να αποκτήσει μια σειρά αποτελεσμάτων και συμπερασμάτων.

3. Συζητήστε τον στόχο

Δεν έχει σημασία μόνο το τι ή πώς, αλλά επίσης πρέπει να σκεφτούμε ποιο κοινό έχει την έκθεσή μας ως αντικειμενικό. Αυτό θα μας επιτρέψει να προσαρμόσουμε το επίπεδο της γλώσσας τόσο στις ανάγκες μας όσο και στις ανάγκες του εν λόγω κοινού.

4. Επιλογή και ανάλυση των πληροφοριών

Με βάση το προηγούμενο βήμα, είναι απαραίτητο να συγκεντρώσουμε τις πληροφορίες που θέλουμε να παρέχουμε και να τις διαρθρώνουμε κατάλληλα, ώστε η ομιλία μας να έχει ένα κοινό νήμα. Πρέπει επίσης να λαμβάνεται υπόψη ο τύπος των δεδομένων που πρέπει να αντικατοπτρίζονται και ο τρόπος συλλογής των πληροφοριών.

5. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε γραφικά στοιχεία

Αν και εξαρτάται από τον τύπο της αναφοράς, είναι δυνατή η χρήση οπτικών στοιχείων που διευκολύνουν την κατανόηση των δεδομένων. Αναφερόμαστε, παραδείγματος χάρη, στη χρήση γραφημάτων για την ανάλυση συχνοτήτων ή την ανάλυση κόστους και κερδών.

6. Τίτλος

Ενώ μπορεί να φαίνεται ανόητο να το αναφέρω, ορθά τίτλο της έκθεσης με σαφή τρόπο, σε σχέση με το θέμα που συνεπάγεται την υλοποίησή του και είναι εύκολα κατανοητό είναι κάτι που διευκολύνει σημαντικά την κατανόησή του από τους αναγνώστες.

7. Γράψτε την εισαγωγή

Σε αυτό το πρώτο τμήμα της εν λόγω έκθεσης θα κάνουμε μια σύντομη περίληψη του θέματος που θα εξεταστεί στην έκθεση. Πρέπει να εμφανιστεί ο στόχος της πραγματοποίησης αυτής της έκθεσης και του προβλήματος που δημιουργεί την ανάγκη για την ύπαρξή της και το πλαίσιο εντός του οποίου λαμβάνει χώρα.

8. Αναπτύξτε τις ιδέες και εξηγήστε τι έχει ερευνηθεί στην ανάπτυξη

Στο σώμα της έκθεσης θα οργανώσουμε και θα επεκτείνουμε τις πληροφορίες για το συμβάν ή τη διερεύνηση, αφήνοντας σαφή τις μεθόδους και τις ενέργειες που δείχνουν πώς παράχθηκε ή εκτελέστηκε η κατάσταση και πώς θα αποκτηθούν τα δεδομένα. Αν πρόκειται για μια έκθεση που αντικατοπτρίζει μια έρευνα, θα ενσωματωθούν πτυχές όπως τα θεωρητικά μοντέλα και η εξερεύνηση της κατάστασης..

9. Κάνετε ένα συμπέρασμα

Στο τελευταίο μέρος της έκθεσης πρέπει να ληφθεί υπόψη το τελικό αποτέλεσμα αυτού που έχει διερευνηθεί και αντικατοπτρίζεται στην έκθεση ή στη ζήτηση ή το αίτημα η οποία γίνεται για την επίλυση της κατάστασης. Πρέπει να είναι σαφής και κατανοητή.

10. Γλώσσα που πρέπει να χρησιμοποιείται

Είναι σημαντικό ότι σε όλη τη γραπτή γλώσσα η γλώσσα είναι σαφής και συνοπτική. Πρέπει να είναι γραπτή επίσημα και αντικειμενικά, στο τρίτο πρόσωπο και με παθητική φωνή. Τα γεγονότα πρέπει να διαχωρίζονται από τα συμπεράσματα που γίνονται (αν υπάρχουν) και πρέπει να ασχοληθούν άμεσα με τα δεδομένα που αντιμετωπίζουν όταν υποβάλλονται σε θεραπεία.